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Fatti sentire! La piattaforma per videoconferenze Zoom

di Clara Habte e Anna Maria Bianchi

Impariamo a usare la piattaforma Zoom che consente di fare videoconferenze, call[1] di lavoro, webinar (seminario interattivo tenuto su Internet), corsi didattici online come le lezioni a distanza.

vai alle istruzioni rapide per partecipare a una riunione su Zoom o su altre piattaforme
> vai alla pagina “Fatti sentire!” con le altre istruzioni per la comunicazione per  i comitati

Che cos’è Zoom?

Zoom è un servizio di videoconferenza basato su cloud [2]che puoi utilizzare per incontrare virtualmente altre persone, sia in video che solo audio o entrambi, e consente di registrare quelle sessioni per visualizzarle in seguito. Mette a disposizione diversi strumenti per rispondere a molti utilizzi. In particolare:

La Zoom Room è un ambiente per organizzare delle videoconferenze con audio e video di alta qualità. Offre la possibilità di registrare e trascrivere tutta la videochat.

Zoom Phone è la funzione per effettuare semplici chiamate solo voce sfruttando il traffico dati o la rete lan/wifi.

Screen Share Zoom è la funzione che permette di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

Webinar Zoom offre tutte le funzioni principali per organizzare un webinar formativo che puoi trasmettere su Facebook o Youtube e organizzare così i tuoi social webinar. Si può condividere il proprio spazio con altri 100 utenti [3] e permetterne la visualizzazione a 10.000 sessioni senza interazioni, se non con l’autorizzazione dell’organizzatore.

La versione gratuita consente videochat one-to-one illimitate ma limita le sessioni di gruppo a 40 minuti e 100 partecipanti e le riunioni non possono essere registrate.

Non è necessario possedere un account per interagire con una video conferenza, infatti se si viene invitati in una stanza avremo bisogno soltanto del link di accesso e dell’eventuale password a sua protezione: chi  riceve  un link di invito, deve solo cliccare sul link o incollare il codice della stanza privata in cui è stato invitato sul sito web o nell’app disponibile per smartphone e tablet. Invece  bisogna  iscriversi al servizio per essere gli host, ovvero ospitare altri utenti, effettuando  l’accesso e sottoscrivendo il piano di abbonamento gratuito Basic prima di poter invitare amici e colleghi ad una videoconferenza. Di base ci sono due possibilità per Zoom Meeting: creare una stanza privata in cui invitare altre persone, oppure entrare a nostra volta nella stanza creata da altri. [4]

Come partecipare a una conferenza a cui siamo invitati (da cwi.it)

Generalmente basta seguire il link contenuto nell’email o nell’invito ricevuto sul calendario. Se invece ci è stato comunicato solo il codice identificativo della riunione, basta aprire il sito Zoom.us e fare clic sul link Join a Meeting in alto a destra. Comparirà una casella in cui inserire il codice e un pulsante per unirsi alla riunione.

Scaricare l’app Zoom client o aprire nel browser

In entrambi i casi, si verrà rimandati a una pagina che propone di avviare subito la riunione (click here) o scaricare l’app per il proprio dispositivo (download & run Zoom). Se farete spesso videoconferenze con questo sistema, o se usate un tablet o uno smartphone, vi consigliamo di scaricare l’app Zoom Cloud Meetings (qui per Android o iOS).

Se invece non volete o non potete installare applicazioni (per esempio su un pc aziendale), avviate subito la riunione. Se non partisse immediatamente, potrebbe essere visualizzato il messaggio If you cannot download or run the application, start from your browser. Seguite quel link e si aprirà la finestra della videoconferenza vera e propria.

Impostazioni audio e video

Come prima cosa, dovrete scegliere se usare l’audio del computer o chiamare invece un numero di telefono. Questo è utile se per esempio l’audio del computer non è utilizzabile, perché non avete cuffie o microfono o per altri motivi, ma è sconsigliato in tutti gli altri casi: la qualità audio da pc è molto migliore.

Il browser a questo punto chiederà il permesso di accedere al microfono del pc: acconsentite. Dall’icona del microfono in basso a sinistra potete accendere o spegnere il microfono (mettere cioè in muto), e se avete diversi microfoni collegati (per esempio, quello del portatile e quello degli auricolari Bluetooth), potete selezionare quello da usare aprendo il menu a tendina ^.

La richiesta di autorizzazione ad accedere alla webcam apparirà invece quando farete clic sull’icona della telecamera (Start Video), in basso a sinistra accanto al microfono.

Cosa si può fare durante la riunione Zoom

Dai pulsanti in basso sarà possibile invitare nuovi utenti, inviando loro un link per email (Invite), vedere in una colonna a destra i partecipanti (Participants) e la chat di gruppo o individuale (a seconda delle impostazioni).

Dal pulsante verde centrale Share Screen è possibile condividere il proprio schermo, la singola finestra di un’applicazione o una scheda del browser (opzioni queste ultime due sempre consigliabili, per evitare di rilevare informazioni private che potrebbero essere presenti sullo schermo).

Se l’organizzatore ha disabilitato l’audio per i partecipanti, è possibile richiedere di intervenire dal pulsante Raise hand (alza la mano) nella finestra di chat, se presente

Problemi audio e video con Zoom

Se audio e video andassero a scatti, è segno che la vostra velocità di connessione è troppo lenta. Questo accade soprattutto in Wi-Fi, se la rete è affollata, o con le connessioni via cellulare se il segnale è debole. Potete provare innanzi tutto a disabilitare l’invio del vostro video, premendo su Stop video (in basso a sinistra), e se neanche così risolvete il problema, facendo clic sull’icona con i tre puntini in basso sulla destra potete selezionare Disable Video Receiving per evitare di ricevere anche il video degli altri, permettendovi così di ricevere un audio migliore.

Per abbandonare la riunione, potete fare clic sul link rosso Leave meeting in basso a destra.

 Come attivare Zoom per creare una conferenza (da cwi.it)

Per attivare Zoom occorre innanzitutto connettersi alla pagina https://zoom.us/it-it/meetings.html o https://zoom.us/ e iscriversi (in calce prezzi e piano di abbonamento al 22 ottobre 2020) 

Dopo l’installazione, e alla prima apertura, viene mostrata una finestra da cui fare il login con nome utente e password. (Se non siete ancora registrati, il link Sign Up Free vi condurrà alla pagina dove è possibile registrarsi con email e scegliendo una password, oppure utilizzando gli account di Facebook o Google)

Avviare la videoconferenza Zoom

Una volta fatto il login, comparirà una finestra con le funzioni principali. Per avviare istantaneamente una riunione (1), possiamo premere il pulsante New meeting. Dal triangolino possiamo scegliere se aprire una nuova sessione da zero, oppure utilizzare la propria Personal Meeting Room (2). Zoom infatti riserva a ogni utente una stanza permanente, il cui indirizzo rimane sempre uguale: una funzione utile per riunioni periodiche o per la collaborazione estemporanea tra colleghi.

(1) avvio istantaneo

Avviato il meeting, compare la finestra della riunione, le cui caratteristiche principali abbiamo descritto più sopra, con alcune funzioni in più per l’organizzatore, qui sotto. 

Per programmare una videoconferenza le voci essenziali da impostare sono:

(Se invece si clicca su Host Meeting si avvierà immediatamente una videoconferenza e solo successivamente sarà necessario invitare dei partecipanti alla riunione)

Invitare partecipanti a una riunione Zoom istantanea

Possiamo invitare partecipanti alla riunione facendo clic sull’icona Invite. Dalla finestra che compare, possiamo fare clic su Default Email per aprire il nostro programma di posta con un’email preimpostata con le informazioni di collegamento (indirizzo della stanza e password), completarla con gli indirizzi degli invitati e inviarla. Possiamo anche copiare il solo link per inviarlo in un messaggio WhatsApp o inserirlo dove vogliamo.

Le opzioni per l’organizzatore di una riunione Zoom

Un organizzatore ha alcune funzioni in più rispetto ai normali partecipanti, soprattutto se utilizza l’app desktop.

Nella gestione partecipanti (Manage participants) abbiamo la possibilità di mettere in Mute singoli partecipanti o tutti quanti, e anche di “bloccare” la riunione, impedendo l’ingresso di nuovi membri (Lock meeting). Premendo il pulsante More accanto al nome di un partecipante possiamo anche fermare il video della persona, promuoverla a organizzatrice (conferendogli quindi nostri poteri), o rimuoverla dalla riunione.

Dalla finestra di Chat possiamo invece decidere se i partecipanti possono chattare solo con l’host, solo pubblicamente o anche privatamente tra loro.

Se siamo organizzatori, accanto al pulsante Share screen troveremo un menu (^) da cui scegliere se solo noi siamo autorizzati a condividere lo schermo o se tutti i partecipanti possono farlo, e anche permettere a più di una persona di condividere il proprio schermo contemporaneamente.

Leggi anche: Zoom: come usare due monitor con PowerPoint

La funzione Share screen ha anche delle funzioni in più nell’app. È possibile attivare una lavagna (Whiteboard), in cui scrivere, fare disegni e poi indicare le parti dello schermo di cui si sta parlando con una torcia o una freccia (Spotlight o Arrow). L’immagine della lavagna può poi essere registrata sul pc per condividerla come file. È anche possibile condividere lo schermo di un iPhone o un iPad collegati via cavo o AirPlay.

Con il pulsante Record nella toolbar principale possiamo invece registrare audio e video della riunione.  (consigliano di REGISTRARE SEMPRE e SOLO, ALL’INTERNO DELLA MEMORIA DEL PROPRIO PC/MAC o in una memoria esterna collegata, non registrare in cloud –  Si consiglia di NON usare smartphone per le registrazioni – NON E’ POSSIBILE REGISTRARE DA SMARTPHONE all’interno del device, ma soltanto in cloud).

Dopo che sarà terminata riunione sul proprio computer, i file della sessione Zoom registrati saranno convertiti  per la visualizzazione e riproduzione in un qualsiasi momento successivo. N.B. Non terminare il  processo, non uscire da zoom, non avviare altra videoconferenza prima di aver concluso la conversione.

 

I file Zoom registrati vengono salvati localmente sul computer in una cartella pertinente.

Al termine della riunione, potremo decidere se abbandonarla lasciando che continui tra gli altri partecipanti (verremo invitati a scegliere di nominare un nuovo Host), o chiudere la riunione per tutti quanti (End for all).

Si consiglia di dare un’occhiata a questi consigli di cwi.it:

Videoconferenza: 6 consigli per non fare figuracce: Preparazione, microfono, connessione internet, aspetto estetico, condivisione dello schermo. Sono solo alcune delle cose da tenere a mente per fare una bella figura in una videoconferenza.

 Videoconferenza: come gestire al meglio audio, luci e la preparazione dell’ambiente di una video riunione.

Anteprima in una nuova scheda(si apre in una nuova scheda)

Come trasmettere la conferenza Zoom in diretta su Facebook o Youtube

Dopo aver avviato il meeting, cliccare su “More” e selezionare la piattaforma su cui si vuole trasmettere la diretta (Youtube o Facebook)

Lo streaming si interrompe automaticamente alla fine della sessione

vedi il tutorial Come fare una diretta LIVE da Zoom su YouTube o Facebook – [LuigiTRAINING]

Zoom: iscrizione, prezzi e piani di abbonamento  

(da Salvatore Aranzulla https://www.aranzulla.it/come-usare-zoom-meeting-1203716.html – parte  dal sito tuttotech.net di Giuseppe * – 4 Aprile 2020 )

Esistono vari piani di abbonamento che consentono di accedere a feature differenti, per cui la domanda quanto costa Zoom merita un approfondimento. Ecco di seguito tutti i piani proposti dall’azienda, ognuno con funzionalità uniche che si adattano ad utenti con esigenze differenti:

  • Zoom Basic: il piano base è completamente gratuito, ed è adatto a videoconferenze “personali”. Possiamo ospitare sulla piattaforma fino a 100 partecipanti, senza che questi debbano possedere un account. Sessioni 1:1 illimitate, limite di 40 minuti al massimo per i meeting di gruppo e supporto online in caso di problemi sono i principali vantaggi.
  • Zoom Pro: dedicato ai piccoli gruppi di lavoro, comprende tutte le feature del piano Basic ma in aggiunta ne introduce altre di grande utilità. La durata dei meeting è di 24 ore invece che di 40 minuti, è disponibile una console per amministratori, reporting finale, 1GB di spazio in cloud per registrare in formato MP4 e M4A le conversazioni del meeting, supporto alle API REST, controllo degli utenti e interoperabilità con Skype for Business. A partire da 13,99€ al mese.
  • Zoom Business- Zoom Enterprise per aziende

(da Salvatore Aranzulla https://www.aranzulla.it/come-usare-zoom-meeting-1203716.html – parte  dal sito tuttotech.net di Giuseppe * – 4 Aprile 2020 )

Come usare Zoom Meeting su PC

Per avviare videoconferenza da PC: apriamo l’app di Zoom Cloud Meeting ed inseriamo le nostre credenziali. Una volta nel menù potremo avviare una conversazione cliccando su New Meeting: se lo desideriamo, possiamo usare anche il nostro ID Meeting personale, così da avere sempre la stessa stanza a disposizione, protetta da password. Possiamo scegliere questa opzione cliccando sulla freccetta presente in basso sul pulsante New meeting.

Come usare  Zoom Meeting su smartphone e tablet

Per avviare videoconferenza da smartphone: apriamo l’app Zoom Meeting disponibile sul Play Store o su App Store. Inseriamo le credenziali per accedere col nostro account oppure creiamone uno ex novo. Una volta all’interno dell’app clicchiamo su New Meeting per avviare una videoconferenza: possiamo decidere di abilitare il video e di usare il nostro Personal Meeting ID per ospitare gli utenti sempre nella nostra stanza privata, protetta da password.

NOTE

[1] Conference Call viene usato comunemente anche in Italiano ma sono frequenti anche: Audioconferenza e Teleconferenza: si tratta  di una riunione virtuale di un gruppo di persone che discutono per mezzo del telefono o – con l’avvento di Internet – con videoconferenze tramite computer o cellulare

[2] Vedi Cos’è il cloud? Come funziona?

[3]Skype può connettere fino a 24 interlocutori

[4] Tra le principali caratteristiche e funzionalità della versione gratuita di Zoom Meetings & Chat troviamo:

  • Riunioni con un massimo di 100 partecipanti
  • Video e audio HD
  • Durata della riunione fino a 40 minuti,ma illimitata per i meeting 1:1
  • Possibilità di mostrare fino a 25 partecipanti sullo schermo
  • Sfondi virtuali (niente più corse per riordinare la casa prima di una riunione. Spieghiamo in questo articolo come si fa)
  • Condivisione dello schermo o di una singola applicazione
  • Registrazione audio o video della riunione (sul pc dell’organizzatore)
  • Possibilità di controllare audio e video dei partecipanti (mettere in muto o spegnere il video)
  • Funzione “alza la mano” per concedere la parola ai partecipanti
  • Si possono suddividere i partecipanti in diversi gruppi di lavoro (Breakout room), e l’organizzatore può passare dall’una all’altra
  • Chat di gruppo per scambiare messaggi, link o file
  • Funzione di lavagna e annotazioni condivise
  • Possibilità di cedere il controllo di mouse e tastiera (per esempio per permettere a un partecipante di controllare una presentazione o modificare un documento
  • Tutte le comunicazioni sono cifrate

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