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Pubblicità e partecipazione dei cittadini alla vita istituzionale ai tempi del Coronavirus

Emergenza fa rima con trasparenza, e chiediamo che le restrizioni dovuta all’attuale emergenza sanitaria non comprimano i diritti dei cittadini romani di poter seguire e partecipare alle attività istituzionali. Carteinregola ha scritto al Comune e ai Municipi, e abbiamo già avuto alcune risposte: il Presidente dell’Assemblea Capitolina Marcello De Vito ha inviato  una lettera, che pubblichiamo in calce.  Anche il Presidente della Commissione Sport Angelo Diario ci ha comunicato che per partecipare come uditori e anche intervenire nel corso delle sedute della Commissione che presiede, è sufficiente indicare alla segreteria (segreteriacommissione.sport@comune.roma.it ) l’indirizzo email al  quale si desidera ricevere l’invito. La Consigliera Montella (gruppo misto) ci ha messo in copia a una lettera che ha inviato una lettera al Presidente della Commissione Trasparenza.

AGGIORNAMENTI: il 27 aprile Carteinregola ha inviato una seconda lettera al Presidente De Vito, precisando alcune richieste e avanzando una proposta per facilitare l’interlocuzione tra istituzioni e cittadinanza.

> Vai alla pagina con il Questionario inviato il 24 aprile ai Municipi e le risposte pervenute

Il 24 marzo il Presidente dell’Assemblea capitolina De Vito ha firmato un documento con la Disciplina generale sullo svolgimento dell’Assemblea Capitolina e dei suoi organi in video conferenza(1), che regola le riunioni delle Assemblee e delle Commissioni, ma già dai primi giorni di emergenza si erano trasferite in Aula Giulio Cesare le riunioni delle Commissioni capitoline per poter garantire la diretta, e in seguito, quando sia le Assemblee che le Commissioni capitoline si sono tenute a distanza tramite sistema Microsoft Teams, in uso al Comune, si è proceduto alla loro trasmissione e alla loro pubblicazione off line sui siti istituzionali, come in precedenza avveniva solo per le Assemblee.

Un passo avanti, soprattutto considerando che tra le promesse elettorali dell’attuale maggioranza c’era la massima trasparenza, garantita anche dallo streaming delle sedute delle Commissioni capitoline sul sito istituzionale, promessa poi rimasta  inattuata.

Tuttavia permangono alcune lacune  importanti e i soliti problemi di accessibilità.

La prima lacuna, riguarda la pubblicità e la partecipazione alle sedute  istituzionali dei Municipi. Non sappiamo quanti Municipi avessero già introdotto la diretta dei Consigli municipali prima dell’emergenza, nè di questi quanti offrissero anche  la fruizione off line dei video registrati, nè, tantomeno, quanti  trasmettessero  in streaming anche le commissioni municipali.  Una situazione generale che ci risulta comunque assai carente, che Carteinregola sta verificando con l’invio di un breve questionario ai Municipi di Roma (2), delle cui risultanze daremo riscontro sul nostro sito.

La seconda lacuna, a  cui cheidiamo che sia presto posto rimedio, è l’impossibilità, per i cittadini, di intervenire alle Commissioni capitoline (e municipali) in videoconferenza. Poichè si tratta di una possibilità tecnicamente e facilmente attuabile, ci aspettiamo che venga introdotta al più presto, naturalmente prevedendo i necessari passaggi formali, che  dovranno comunque essere ridotti  al minimo.

A tutto ciò si aggiungono i problemi dell’organizzazione del sito istituzionale, che Carteinregola ha più volte segnalato, dalla difficoltà di accedere facilmente alle informazioni sul calendario di assemblee, consigli e commissioni per il tortuoso meccanismo di consultazione (3), all’altrettanto scarsamente accessibile archivio dei video delle  Assemblee capitoline, e oggi anche delle Commissioni. Infatti nessuna indicazione è data nella pagina dell’Assemblea Capitolina (4) su dove trovare i video delle dirette, e non è affatto  intuitivo capire di dover cliccare sul loghetto del canale Youtube,inserito tra quelli dei vari social nella parte superiore delle pagine.

Nelle premesse della Disciplina generale sullo svolgimento dell’Assemblea Capitolina e dei suoi organi in video conferenza del 24 marzo è indicato che ” Il sistema è esteso anche alle Conferenze dei Presidenti dei gruppi, all’Ufficio di Presidenza, alle commissioni  capitoline e sarà estendibile anche a tutti i 15 municipi e relativi organi istituzionali; e nelle norme finali: Le presenti disposizioni costituiscono linee guida di cui si raccomanda l’attuazione anche presso i Municipi di Roma Capitale“. Non sappiamo, a distanza di quasi un mese, a  che punto siamo.

Chiediamo quindi che

  • Si garantisca tempestivamente lo streaming video e l’accesso on line alle registrazioni delle sedute del Consiglio e delle Commissioni di tutti i Municipi, esplicitato anche attraverso una modifica dell’art. 7. comma 4 Disciplina generale sullo svolgimento dell’Assemblea Capitolina e dei suoi organi in video conferenza”(5), ai sensi dello Statuto, del Regolamento comunale e, dove vigenti, dei Regolamenti Municipali (6)
  • Si preveda l’attivazione, per le Commissioni capitoline e per le Commissioni municipali, come già nella prassi delle attività istituzionali precedenti, di procedure da rendere note ai cittadini che disciplinino la possibilità di intervenire ai lavori delle commissioni in videoconferenza (7), ai sensi dello Statuto di Roma Capitale, artt.2 e 22 (8)

Infine, chiediamo che i video delle riunioni delle Commissioni capitoline, e – ci auguriamo –  quelli dei Municipi, con la possibilità della visione on line e off line, diventino una modalità democratica di condivisione della vita istituzionale anche quando sarà cessata l’emergenza attuale.

Anche in tempi di Coronavirus, la trasparenza non costa.

Gruppo trasparenza e partecipazione Carteinregola

24 aprile 2020 (ultima modifica 7 maggio 2020)

La risposta Presidente dell’Assemblea capitolina Marcello De Vito (25 aprile 2020)

ho letto con interesse il Vostro articolo odierno sul tema dell’attività istituzionale dell’Assemblea capitolina e delle commissioni consiliari in videoconferenza e streaming, e colto con piacere le note positive con cui avete declinato questo che possiamo definire come… un grande cambiamento.

Penso anche io, anche con un certo orgoglio, che sia stato raggiunto un risultato importante volgendo -almeno sotto questo punto di vista- un evento negativo come quello che stiamo vivendo, in prassi virtuose. Abbiamo garantito in questo modo la continuità dell’attività istituzionale e del dibattito democratico, per un verso, ed il diritto di partecipazione dei cittadini alla vita pubblica per l’altro. Proprio questa è stata la ratio che mi ha guidato nel cercare così pervicacemente, sin dall’indomani del decreto Cura Italia, di realizzare questo importante obiettivo e questo passo in avanti del Comune di Roma.

Prima di fornirVi alcuni ragguagli ulteriori, vorrei ringraziare tutte le strutture che hanno collaborato, e tuttora collaborano in una cabina di regia, per realizzare questo servizio: il Segretariato e la struttura extradipartimentale dell’Assemblea capitolina (profili normativi/regolamentari ed organizzativi), il Dipartimento trasformazione digitale (parte tecnico/informatica), il SIMU (streaming), il dipartimento comunicazione (pubblicazione), tutti i dirigenti ed i tecnici, senza il cui lavoro prezioso non avremmo raggiunto il risultato.

Dopo l’approvazione da parte del Presidente dell’Assemblea capitolina del relativo regolamento, Il primo consiglio è stato svolto il 27 Marzo 2020, sul tema emergenza COVID.

Vi mando anche delle slide [il testo è in calce, tratto dal sito istituzionale NDR] diffuse per l’occasione.

Da allora il servizio è stato fortemente implementato:

–          Nei consigli successivi è stato inserita la traduzione lis, al fine precipuo di rendere i consigli fruibili dal più ampio numero di cittadini;

–          E’ stata introdotta una vera e propria regia, che procede a 4 registrazioni, inquadra i consiglieri che prendono la parola,  indica in sovrapposizione i loro nominativi proprio come avviene normalmente in Aula Giulio Cesare;

–          Da maggio inseriremo il sistema di voto elettronico, che consentirebbe di evitare la farraginosità del voto per appello nominale, unendo le migliori caratteristiche di due distinte app di voto (apertura voto, chiusura, certificazione del consigliere all’atto dell’espressione con proprie credenziali). La delicatezza della tematica ci ha indotto, nell’ambito della citata cabina di regia, ad una prudenziale attesa ed al miglior perfezionamento possibile del sistema. Per ora… appello nominale.

Subito dopo il primo consiglio, sono iniziate anche le commissioni in videoconferenza, poi pubblicate sul canale youtube dell’Ente.

Da martedì scorso anche le commissioni vanno in diretta streaming, sempre dalla consueta pagina del portale. Quando le commissioni si sovrappongono come orario, le prima viene trasmessa per un’ora, la seconda a seguire. Sto insistendo molto con i presidenti affinché questo non si verifichi, convocando, ad esempio, come suggerito dagli stessi tecnici che curano la trasmissione, ad orari fissi come le 9 (da casa a quell’ora è fattibile: anche questo è un vantaggio), le 10.30 e le 12, per poi dar spazio ai consigli pomeridiani. Ad ogni modo tra alcuni giorni i canali di trasmissione streaming saranno aumentati da 1 a 3, ovviando alla problematica.

Ci tengo a precisare che tutti gli interventi sopra descritti sono stati realizzati a costo 0, sfruttando le licenze già in uso alla amministrazione.

Una piccola notazione rispetto al Vostro articolo: in realtà le commissioni già convocano soggetti esterni. Sono state innumerevoli le sedute in cui sono stati auditi membri esterni alla commissione, tra cui, esemplificativamente: assessori, capi dipartimento, dirigenti, amministratori delle partecipate,  organizzazioni sindacali, associazioni, rappresentanti dei cittadini e comitati, lavoratori. In effetti il sistema di inclusione nella piattaforma è estremamente semplice, come avete giustamente osservato.

Se vorrete fornirmi dei vostri indirizzi sarà mia cura inserirvi o farvi inserire, per prendere parte ad eventi istituzionali, e verificare “dall’interno” il  funzionamento della piattaforma.

Riguardo ai municipi posso sicuramente dirVi che questi Enti hanno statutariamente una loro autonomia regolamentare. Subito dopo l’approvazione del regolamento da parte del sottoscritto, hanno adottato dei regolamenti similari.

Sono in contatto praticamente giornaliero con tutti i presidenti dei consigli, così come le strutture dipartimentali della cabina di regia stanno fornendo supporto ai direttori municipali. Molti municipi hanno iniziato commissioni e consigli già da fine marzo, pubblicandoli poi sul canale youtube ed in aggiunta anche sulla pagina facebook istituzionale. Alcuni sono un po’ più avanti, altri più indietro: è nella logica di un cambiamento così repentino. Stiamo cercando di dar loro il massimo supporto affinché il servizio si avvicini sempre più a quello capitolino, ove chiaramente si dispone di mezzi e strumenti ben maggiori.

Credo conclusivamente che, facendo di necessità virtù, sia stato fatto un enorme passo in avanti, inimmaginabile fino ad appena un mese fa e, lasciatemelo dire, per una volta il Comune di Roma ha dimostrato di essere all’avanguardia.

E’ ora importante mantenere ed  implementare questa esperienza positiva.

Non vi nego che mi piacerebbe portarla avanti, continuando a sperimentarla e migliorarla, anche in una prossima fase post emergenziale. In fondo, se il sistema è virtuoso, perché non proseguire?

Pensiamo a quale sia la riduzione di tempi, di costi, di trasferimenti, di attese inutili; pensiamo inoltre alla comodità, alla semplificazione della vita, alla facilitazione nello svolgimento del mandato (o anche, perché no, del lavoro), alle maggiori chances ed alle pari opportunità che da esso derivano: tra i consiglieri ci sono due neomamme e un neopapà, che stanno partecipando ai lavori da casa, stando con i loro bambini.

Ovviamente questo dipenderà dal Governo e se questi manterrà, magari solo in parte, le disposizioni di cui all’art. 73 del Decreto Cura Italia:

Ad esempio potrebbe essere fatta salva la facoltà di scelta, in capo ai comuni ed ai rispettivi consigli, di fare o meno il consiglio nella forma fisica o in quella virtuale. E di volta in volta le conferenze dei presidenti dei gruppi potrebbero stabilire, a seconda dei momenti o degli argomenti da trattare, se svolgere le assemblee con i consiglieri presenti nella prestigiosa cornice consiliare ovvero in maniera più informale, dalle loro abitazioni.

Tutto questo sempre all’insegna della massima pubblicità, trasparenza, partecipazione.

Nell’augurarvi buona festa della liberazione, Vi confermo la disponibilità a fornirVi gli ulteriori chiarimenti che vi possano interessare sulla tematica ovvero ascoltare/leggere i Vostri consigli e suggerimenti.

Marcello De Vito

Un commento di Carteinregola a proposito  dell’ipotesi di svolgere le sedute istituzionali in video conferenza anche nella  fase post emergenziale: si tratta di un tema che merita certamente un più ampio dibattito, ma già possiamo anticipare  che riteniamo che, in condizioni normali, un organo come l’Assemblea della Capitale, così come il Parlamento,  non possa portare avanti i suoi compiti istituzionali in “smart working”.

LA LETTERA DELLA CONSIGLIERA MONICA MONTELLA AL PRESIDENTE DELLA COMMISSIONE TRASPARENZA

A seguito alla emanazione della Disposizione Presidenziale n. 5 del 24 marzo 2020 prot. RQV/5625 “Disciplina dello svolgimento in audio-videoconferenza dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni” che si è resa necessaria per fronteggiare la situazione creatasi con l’emissione delle misure ristrettive dovute all’emergenza per il contenimento dell’epidemia da COVID 19, l’Assemblea Capitolina e le Commissioni Consiliari si stanno svolgendo in audio-video conferenza.

Seppur i municipi hanno statutariamente una loro autonomia regolamentare e hanno alcuni di loro iniziato le commissioni e consigli già da fine marzo, pubblicandoli sul canale youtube ed in aggiunta anche sulla pagina facebook istituzionale ancora permane per  altri alcune difficoltà che andrebbero approfondite in una o più commissione trasparenza dedicata.

Chiedo al Presidente Palumbo di convocare urgentemente almeno due commissioni trasparenza  per gruppi di municipi per affrontare il tema già chiesto in commissione recentemente e sollevato anche da carte in regole.

Nella pianificazione dei lavori si chiede:

– di monitorare lo stato dei lavori del Consiglio e delle Commissioni di tutti i Municipi (criticità sullo streaming su le videoconferenze, agevolazione accesso on line alle registrazioni delle sedute etc.).

– agevolare la possibilità per i cittadini di assistere ai consigli e alle commissioni

– la carente comunicazione istituzionale sul tema (aggiornamento degli appuntamenti nell’agenda delle convocazioni, l’assenza del link dello streaming o del canale youtube dove trovare le commissioni svolte etc.).

– garantire a ciascun consigliere  il diritto di partecipare anche alle commissioni capitoline di cui non sia membro, all’interno della piattaforma sarà visibile il calendario di tutte le convocazioni e il Consigliere sarà abilitato ad accedere alla seduta con le proprie credenziali senza necessità di preventivo invito.

Si chiede la presenza dei presidenti dei consigli municipali, il Segretario generale e la struttura extradipartimentale dell’Assemblea Capitolina (profili normativi/regolamentari ed organizzativi), il Dipartimento trasformazione digitale (parte tecnico/informatica), il SIMU (streaming), il dipartimento comunicazione (pubblicazione agenda), i dirigenti dei municipi invitati.

Confidando in un positivo accoglimento di quanto proposto, con i migliori saluti

MONICA MONTELLA

Vedi anche: Affariitaliani 27 aprile 2020 Coronavirus e videoconferenze degli Enti Locali: così muore la democrazia La conversione in legge del decreto che consente l’uso delle videoconferenze negli Enti Locali apre una questione di democrazia rappresentativa di Cristina Grancio, consigliera capitolina del Gruppo Misto

Per osservazioni e precisazioni: laboratoriocarteinregola@gmail.com

ultimo aggiornamento 28 aprile 2020

scarica STATUTO_di_ROMA_CAPITALE_2018  REGOLAMENTO CONSIGLIO COMUNALE ROMA

VEDI ANCHE

anci comunicare nell'emergenzaComunicare nell’emergenza Una guida che l’agenzia di comunicazione Proforma ha elaborato per ANCI  con l’obiettivo di fornire ai comuni degli strumenti per la comunicazione in situazioni difficili come  quella dell’emergenza Coronavirus.

Scarica Proforma-per-Anci-comunicare-lemergenza-4-3-002-1

 ParteciPa – La piattaforma del Governo per la consultazione e partecipazione pubblica

(da Thegoodlobby 26 marzo 2020Il consiglio comunale online, una guida per farlo in maniera efficace di Salvatore Papa

NOTE

(1) (dal sito di Roma Capitale) Assemblea e Commissioni in diretta  (vedi anche in calce)

(2) Scarica il  Questionario questionario per municipi – pubblicità sedute consiglio e commissioni 24 aprile 2020

(3)vedi

(4)  Non si trovano indicazioni neanche a fondo pagina dell’Assemblea, dove è inserito “ti potrebbe interessare inoltre”, e   non sono  presenti nemmeno nella sezione Deliberazioni Atti Regolamenti da cui si possono scaricare le delibere e i verbali delle Commissioni capitoline (ma non quelli dell’Assemblea, che non esistono,men che meno i resoconti stenografici, come accade invece per il Consiglio Regionale del Lazio)

(5) La pubblicità delle sedute prescritta dal Regolamento comunale (artt. 30 e 91) scarica REGOLAMENTO CONSIGLIO COMUNALE ROMA  , per estensione è da considerarsi valida anche per i Municipi, come ad esempio prevede  il Regolamento del IV Municipio approvato nel febbraio del 2019 (art.4 comma 6, art.51) scaricaRegolamento IV Municipio_2019

(6) Sulla possibilità di intervento dei cittadini alle sedute delle Commissioni , per quanto riguarda i Municipi, si rimanda al già citato regolamento del IV Municipio ne tratta all’ art. 45 comma 16)

(7) Tale indicazione non è neanche inserita a fondo pagina dove si trova la nota  “ti potrebbe interessare inoltre” e non è affatto  intuitivo capire di dover cliccare sul loghetto del canale Youtube, inserito tra quelli dei vari social nella parte superiore delle pagine. Non è presente nessuna indicazione per l’accesso alle registrazioni video delle Assemblee neanche nella sezione Deliberazioni Atti Regolamenti da cui si possono scaricare le delibere e i verbali delle Commissioni capitoline

(8)

“L’Assemblea Capitolina in video conferenza“ DISCIPLINA GENERALE SULLO SVOLGIMENTO DELL’ASSEMBLEA CAPITOLINA E DEI SUOI ORGANI IN VIDEO CONFERENZA

• Le Assemblee capitoline sono tenute tramite sistema Microsoft Teams, in uso al Comune.
• Il sistema consente un numero di 5.000 accessi per i team e 250 accessi per meetings.
• All’interno della piattaforma è stato costituito il team “Assemblea Capitolina” ove sono registrati con le mail        istituzionali il Presidente, tutti i consiglieri, la Sindaca, La Giunta, il Segretariato generale, gli Uffici                       dell’Assemblea capitolina.
• Il sistema è esteso anche alle Conferenze dei Presidenti dei gruppi, all’Ufficio di Presidenza, alle commissioni        capitoline e sarà estendibile anche a tutti i 15 municipi e relativi organi istituzionali;
• Le convocazioni delle adunanze delle assemblee sono sempre pubblicate sulla correlata sezione del sito     dell’Ente.
• Le sedute in videoconferenza vengono ivi trasmesse in streaming, sul canale già in uso per la normale diretta delle Assemblee che si svolgono in Aula Giulio Cesare.

• Infine il video dell’Assemblea in videoconferenza, viene pubblicato sul canale Youtube dell’Ente, come avviene per ogni Assemblea capitolina. Il tutto a garanzia dei criteri della trasparenza e della pubblicità delle sedute.

SVOLGIMENTO DELLE SEDUTE
RINVIO. La discussione è disciplinata dal regolamento dell’Assemblea capitolina e dal regolamento presidenziale riportato da pagina 6.

NUMERO LEGALE. Il Segretario Generale procede all’appello nominale all’apertura della seduta, dopo che i consiglieri hanno provveduto all’accesso con la loro mail istituzionale e relative credenziali. Il Presidente dichiara aperta la seduta al raggiungimento del numero legale.

DEPOSITO ATTI. Gli atti (ordini del giorno, emendamenti, questioni pregiudiziali e sospensive, istanze di prolungamento o inversione dell’ordine) vengono depositati dai consiglieri direttamente sull’apposita sezione della piattaforma: questo consente di certificarne l’orario e quindi l’avvenuto deposito entro i termini regolamentari. Ad esempio si potrà verificare se gli ordini del giorno e gli emendamenti siano stati depositati entro il termine della fine della discussione generale, come previsto dal Regolamento dell’Assemblea capitolina.

ORDINE DEGLI INTERVENTI. La prenotazione degli interventi avviene direttamente sulla piattaforma, nell’apposita sezione del team “Assemblea capitolina”, con l’inserimento delle parole “intervento” o “richiamo”. Il Presidente concede la parola secondo l’ordine risultante dalla piattaforma e secondo i principi generali dell’alternanza di cui al Regolamento Assemblea capitolina. I consiglieri debbono disattivare i loro microfoni quando non intervengono.
VOTAZIONE
La votazione può essere fatta non solo per appello nominale, ma anche in forma elettronica.
In particolare: la votazione può essere fatta in forma elettronica, come qualsiasi votazione in Aula Giulio Cesare, tramite applicativo della piattaforma (attualmente in sperimentazione), con la modalità del voto palese o segreto, come previsto dal Regolamento dell’Assemblea capitolina; ovvero per appello nominale chiamato dal Segretariato, sempre come previsto dal citato Regolamento.

La Normativa
Il Decreto cd «Cura Italia»
Art.73 comma 1 – D.L. n. 18 del 17/03/2020

“Semplificazioni in materia di organi collegiali”
1. Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.

ATTO DELL’UFFICIO DI PRESIDENZA

Il Presidente dell’Assemblea capitolina Marcello De Vito, coerentemente al predetto decreto, in data 24 marzo 2020, coadiuvato dai membri dell’Ufficio di Presidenza Sara Seccia, Francesco Figliomeni (Vicepresidenti di Aula), Annalisa Bernabei e Davide Bordoni (Segretari d’Aula) ha approvato con decreto il seguente Regolamento.

DISPOSIZIONE n. 5 del 24 marzo 2020 del PRESIDENTE dell’ASSEMBLEA CAPITOLINA

Premesso che l’emergenza epidemiologica da virus COVID-19 in atto nel Paese ha reso necessaria, al fine di tutelare l’incolumità e la salute pubblica, l’adozione di misure di contenimento della diffusione del contagio su tutto il territorio nazionale;

– che, alla luce delle misure adottate dalle Autorità di Governo e sanitarie, si è posta l’esigenza di stabilire, in conformità alle indicazioni e alle prescrizioni da esse emanate, specifiche modalità organizzative dei lavori dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni operative e funzionali;

– che al predetto fine, con deliberazione n. 1 adottata il 10 marzo 2020 dall’Ufficio di Presidenza dell’Assemblea, sono stati dettati, in via provvisoria, appositi indirizzi organizzativi per lo svolgimento delle sedute dell’Assemblea e delle sue articolazioni, senza pregiudizio di ulteriori disposizioni che in prosieguo si rendesse necessario emanare;

– che successivamente – al fine di contrastare e contenere in forma più incisiva la diffusione del contagio – è stato emanato il decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 (c.d. Cura Italia);

– che tale decreto, all’articolo 73, comma 1, ha in particolare previsto – fino alla data di cessazione dello stato di emergenza dichiarato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020 per sei mesi dall’adozione della relativa deliberazione – la possibilità per i Consigli dei Comuni, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in audio-videoconferenza”, di riunirsi secondo tali modalità “nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente”;

– che nello stesso articolo è fatto obbligo che dall’attuazione di tali disposizioni non debbano “derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica”, dovendo le Amministrazioni Pubbliche interessate provvedere ai predetti adempimenti con le risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente sui propri bilanci;

– che si ritiene opportuno prevedere, in aggiunta alle modalità già definite con la predetta deliberazione n. 1, la possibilità che l’Assemblea Capitolina, nel periodo di vigenza dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, si riunisca in modalità di audio-videoconferenza;

– atteso che Roma Capitale non si è dotata di una apposita disciplina per lo svolgimento delle riunioni dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni operative e funzionali;

– sentiti, in data 24 marzo 2020, l’Ufficio di Presidenza e la Conferenza dei Presidenti dei Gruppi dell’Assemblea Capitolina;

 

IL PRESIDENTE DELL’ASSEMBLEA CAPITOLINA
DISPONE

di approvare la seguente disciplina, parte integrante e sostanziale del presente atto, per lo svolgimento in via telematica delle riunioni dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni operative e funzionali mediante lo strumento della audio-videoconferenza, al fine di consentire la partecipazione o l’intervento a esse, in forma simultanea e in tempo reale, a distanza dalla abituale sede di riunione, esclusivamente dei loro componenti e degli altri soggetti che, a norma di legge o del Regolamento del Consiglio Comunale, ne abbiano titolo per esigenze funzionali connesse al corretto e regolare andamento dei relativi lavori.

Disciplina dello svolgimento in audio-videoconferenza delle riunioni dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni
________
Art. 1.

Finalità e vigenza
1. Il presente atto disciplina lo svolgimento delle riunioni in via telematica dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni operative e funzionali (Ufficio di Presidenza, Conferenza dei Presidenti dei Gruppi Capitolini, Commissioni Capitoline) mediante lo strumento della audio-videoconferenza, al fine di consentire la partecipazione o l’intervento a esse, in forma simultanea e in tempo reale, a distanza dalla sede di abituale riunione, dei loro componenti e degli altri soggetti che, a norma di legge o del Regolamento del Consiglio Comunale, ne abbiano titolo per esigenze funzionali connesse al corretto e regolare andamento dei relativi lavori.

2. La presente disciplina si applica all’Assemblea Capitolina, all’Ufficio di Presidenza e alla Conferenza dei Presidenti dei Gruppi a far data dalla adozione del presente atto e alle Commissioni Capitoline successivamente alla prima seduta di Assemblea tenuta con detta disciplina e, comunque, non prima del 27 marzo 2020.

3. La disciplina medesima ha durata pari a quella dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei Ministri il 31 gennaio 2020 per fronteggiare il contagio da coronavirus COVID-19, salvo eventuali diverse disposizioni che saranno in merito emanate.

Art. 2. 

Forme e modalità condivise di riunione 

1. Le riunioni in modalità di audio/video-conferenza dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni si svolgono nel rispetto delle seguenti condizioni generali:

a) che i lavori dei predetti organismi siano improntati a trasparenza e alla tracciabilità di tutte le                        operazioni svolte mediante sistema di audio/video-conferenza;

b) che sia possibile identificare con certezza, anche ai fini della redazione del relativo verbale, tutti i soggetti partecipanti, regolare l’andamento dello svolgimento delle riunioni, constatare e proclamare i risultati delle votazioni, prendere nota di ogni modalità e fase dei lavori;

c) che sia possibile, per i tutti i partecipanti alle riunioni, intervenire in tempo reale nelle discussioni e in ogni altra fase dei lavori, ricevere e visionare documenti, con modalità idonee ad assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità tra i partecipanti stessi.

2. La presenza dei Consiglieri alle sedute in audio-videoconferenza dell’Assemblea Capitolina e delle sue articolazioni è attestata, previa dichiarazione di inizio dei lavori, all’ora stabilita di riunione e successivamente ad essa, dai rispettivi Presidenti con l’assistenza del Segretario Generale o suo sostituto, dal momento di accesso da parte dei Consiglieri medesimi al sistema operativo di audio-videoconferenza (piattaforma).

3. La presenza assicurata in tali modalità è valida ai fini della percezione del gettone di presenza, nel rispetto delle modalità di cui all’art. 12, comma 1, del Regolamento del Consiglio Comunale, nonché dell’eventuale attestazione delle modalità di espletamento del mandato per la fruizione dei permessi per assentarsi dal servizio.

4. Alla verifica delle presenze nonché all’effettuazione delle votazioni su ogni atto, questione e decisione, si procede mediante appello nominale ed espressa dichiarazione in forma audio-video da parte di ogni singolo Consigliere – ovvero tramite sistema telematico che certifichi la corrispondenza tra voto espresso e colui che l’abbia formulato – della presenza, delle forme di partecipazione alla votazione previste dal Regolamento del Consiglio Comunale (partecipazione o non partecipazione al voto, astensione) e, nel caso, del segno del voto espresso (voto favorevole o voto contrario).

5. Salvo che al momento in cui il Presidente conferisca la parola, al fine di consentire l’ordinato e regolare svolgimento dei lavori, durante ogni riunione, i Consiglieri e gli Uffici che prestano attività di supporto e assistenza assicurano che il proprio microfono sia disattivato.

6. In caso di inosservanza delle disposizioni di cui al comma precedente, il Presidente, dopo aver richiamato all’ordine coloro che se ne rendano autori, può disporre la disattivazione del microfono, senza pregiudizio di altri provvedimenti disciplinari di cui all’art. 31 del Regolamento del Consiglio Comunale.

7. Qualora un Consigliere intenda chiedere la parola al Presidente, prenota l’intervento dandone comunicazione in forma scritta tramite gli strumenti messi a disposizione dal sistema operativo di audio-videoconferenza in uso (piattaforma), specificando la natura della richiesta (quali, ad esempio: “richiamo al regolamento”, “intervento in discussione” “dichiarazione di voto”, ecc.) o utilizzando formule che tale natura, a norma di Regolamento, renda comunque manifesta.

 

Art. 3.

Utilizzo dell’account
1. Ciascun Consigliere, Assessore o altro soggetto chiamato a partecipare alle riunioni telematiche è personalmente responsabile dell’utilizzo non corretto, anche da parte di terzi, del proprio account di accesso al sistema operativo di audio-videoconferenza (piattaforma).

 

Art. 4.

Disciplina della Conferenza dei Presidenti dei Gruppi
1. Le sedute della Conferenza dei Presidenti dei Gruppi possono essere convocate dal Presidente anche in audio-videoconferenza tramite sistema operativo (piattaforma) in uso all’Amministrazione.

2. Il Presidente e gli altri componenti della Conferenza nonché l’Ufficio di Segreteria e gli Uffici del Segretario Generale possono intervenire in via telematica alle riunioni della Conferenza da luoghi differenti tra loro e diversi da Palazzo Senatorio che costituisce sede istituzionale della Conferenza.

3. La Conferenza – nel rispetto delle modalità di cui all’art. 22, comma 4, del Regolamento del Consiglio Comunale – si determina nelle forme stabilite all’art. 2, comma 4, del presente atto.

 

Art. 5.

Disciplina dell’Ufficio di Presidenza
1. Le sedute dell’Ufficio di Presidenza possono essere convocate dal Presidente anche in audio-videoconferenza, tramite sistema operativo (piattaforma) in uso alla Amministrazione.

2. Il Presidente e gli altri componenti dell’Ufficio di Presidenza nonché l’Ufficio di Segreteria e gli Uffici del Segretario Generale possono intervenire in via telematica alle riunioni dell’Ufficio di Presidenza da luoghi differenti tra loro e diversi da Palazzo Senatorio che costituisce sede istituzionale dell’Ufficio di Presidenza.

3. L’Ufficio di Presidenza si determina nelle forme stabilite all’art. 2, comma 4, del presente atto.

 

Art. 6.

Disciplina dell’Assemblea Capitolina
1. Laddove per esigenze di celerità del procedimento o per insorti impedimenti operativi non sia possibile procedere alla convocazione con le modalità di cui al comma 2 dell’art. 29 del Regolamento del Consiglio Comunale, le sedute dell’Assemblea Capitolina possono essere convocate dal Presidente anche in audio-videoconferenza, tramite sistema operativo (piattaforma) in uso alla Amministrazione.

2. Il Presidente e gli altri componenti dell’Assemblea nonché gli Uffici della Segreteria Generale e dell’Ufficio dell’Assemblea Capitolina possono intervenire in via telematica alle riunioni dell’Assemblea da luoghi differenti tra loro e diversi da Palazzo Senatorio che costituisce sede istituzionale dell’Assemblea.

3. Salvo il caso di sedute segrete ai sensi dell’art. 30 del Regolamento del Consiglio Comunale, la pubblicità dei lavori dell’Assemblea è assicurata mediante trasmissione in diretta streaming della seduta sul portale istituzionale di Roma Capitale ovvero mediante la pubblicazione in tempi differiti, sul portale medesimo, della ripresa integrale dei lavori.

4. Le sedute dell’Assemblea in audio-videoconferenza si svolgono con le seguenti modalità:

a) previa dichiarazione, da parte del Presidente, dell’inizio dei lavori, all’ora stabilita di riunione, lo stesso Presidente – sulla base dell’appello effettuato dal Segretario Generale o suo sostituto, volto ad accertare gli accessi telematici effettuati alla piattaforma telematica e la effettiva presenza dei Consiglieri dinanzi al proprio dispositivo di collegamento che consenta, nelle forme di cui all’art. 2, comma 4, di identificare con certezza audio-visiva i partecipanti alla riunione – constata il numero dei presenti richiesto per la legale adunanza dell’Assemblea e la sua regolare e valida costituzione ai fini deliberativi;

b) successivamente all’appello iniziale la presenza dei Consiglieri è accertata dal momento della loro attivazione dell’accesso alla piattaforma e, salvo il diverso esito di successive verifiche, l’Assemblea si presume adunata in numero legale;

c) ad eccezione del caso delle sole mozioni che rivestano carattere di urgenza ai sensi dell’art. 58 del Regolamento del Consiglio Comunale, per le quali si applica il termine ivi stabilito, ciascun atto che debba    essere posto all’esame dell’Assemblea in corso di seduta e che non sia sottoposto, a norma di Regolamento, a preventiva iscrizione all’ordine del giorno, è depositato, in formato non modificabile e nei termini previamente fissati n sede di Conferenza dei Presidenti dei Gruppi, mediante la sua allegazione negli appositi spazi disponibili sul sistema operativo di audio-videoconferenza;

d) in relazione alle diverse fasi dei lavori consiliari, il Presidente, dopo aver dichiarata aperta l’iscrizione, accorda la parola tenendo conto delle prenotazioni effettuate in forma scritta nei predetti spazi (chat) del sistema di audio-videoconferenza nelle forme di cui al precedente art. 2, comma 7;

e) con l’assistenza dei Consiglieri Segretari d’Aula, le votazioni avvengono, mediante appello nominale effettuato dal Segretario Generale o suo sostituto ed espressa dichiarazione in forma audio-video, da parte di ogni singolo Consigliere, delle forme di partecipazione alla votazione e, nel caso, del segno del voto espresso nelle forme di cui al precedente art. 2, comma 4, e in coerenza con le modalità di cui agli articoli 74 e seguenti del Regolamento del Consiglio Comunale;

f) in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni telematiche o per altre ragioni di carattere tecnico che impediscano la funzionalità del sistema di audio-videoconferenza, il Presidente sospende la seduta che, ripristinato l’efficienza del sistema, riprende mediante nuovo appello dei presenti. Laddove il ripristino avvenga oltre l’orario stabilito di chiusura dei lavori, il Presidente, se non si ritenga di prolungare la durata della seduta, apprezzate le circostanze dichiara tolta la seduta.

 

Art. 7.

Disciplina delle Commissioni Capitoline
1. Le Commissioni Capitoline possono essere convocate anche in audio-videoconferenza, tramite sistema operativo (piattaforma) in uso all’Amministrazione.

2. Il Presidente, gli altri componenti delle Commissioni e i Consiglieri che prendano parte alle loro riunioni in sostituzione di Consiglieri membri assenti ovvero senza diritto di voto nonché il funzionario verbalizzante dei lavori possono intervenire alle riunioni da luoghi differenti tra loro e diversi dai locali che costituiscono sede abituale della Commissione.

3. Con le stesse modalità di cui ai precedenti commi, si svolgono, su invito del Presidente di Commissione, le audizioni di Assessori, Uffici e di altri soggetti appositamente invitati in relazione al tema da trattare.

4. Salvo il caso di sedute segrete ai sensi dell’art. 91, comma 1, del Regolamento del Consiglio Comunale, la pubblicità dei lavori delle Commissioni è assicurata mediante trasmissione in diretta streaming delle sedute sul portale istituzionale di Roma Capitale ovvero mediante la pubblicazione in tempi differiti, sul portale medesimo, della ripresa integrale dei lavori.

Art. 8.

Norme finali e di rinvio
1. Per quanto non espressamente disciplinato dal presente atto, si applicano le disposizioni del Regolamento dell’Assemblea capitolina nonché, nei limiti della loro compatibilità, gli indirizzi organizzativi dettati dall’Ufficio di Presidenza con deliberazione n. 1 del 10 marzo 2020.

2. Le presenti disposizioni costituiscono linee guida di cui si raccomanda l’attuazione anche presso i Municipi di Roma Capitale.
Campidoglio, 24 marzo 2020                                                                    Firmato Presidente Marcello De Vito

 

 

CONCLUSIONI
A nostro avviso era estremamente importante, specialmente in questa fase in cui gli Organi consiliari e legislativi di tutti i livelli vengono convocati in maniera ridotta a causa dell’emergenza in atto, trovare la modalità per consentire alle Assemblee di riunirsi, per rimanere presidio di Democrazia e consentire il legittimo dibattito tra tutte le forze politiche.
L’Assemblea capitolina auspica che questo lavoro possa servire a tutti quei Comuni che, pur volendo, sono in difficoltà nel convocare i consigli e mette a loro disposizione il lavoro svolto.
Per informazioni più precise si può contattare il seguenti indirizzo di posta:
presidenza.assembleacapitolina@comune.roma.it

 

Cordiali saluti e… ad maiora!

 

La Vice Presidente Vicaria                                              Il Presidente
Sara Seccia                                                                           Marcello De Vito

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